Contabilidad Electrónica
Fundamentos
De acuerdo con el artículo 28 del CFF establece que las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad estarán a lo siguiente, tomando en consideración el tema presente nos enfocaremos a la fracción siguiente:
III. Los registros y asientos que integran la contabilidad se llevaran a cabo n medios electrónicos conforme lo establezcan el RCF y las disposiciones de carácter general que emita el SAT. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberán estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Asimismo el artículo 30 del CFF también nos dice que las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservar la documentación por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate. Estos mismos contribuyentes deberán proporcionar a las autoridades fiscales, cuando se lo soliciten, en los medios procesables que utilicen, la información sobre sus clientes y proveedores, así como aquella relacionada con su contabilidad que tengan en dichos medios.
Los contribuyentes deberán conservar la documentación a que se hace referencia durante un plazo de cinco años contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Definición
Es la traducción de una parte de la información contable a archivos en formato XML, que puedan ser revisados por la autoridad.
¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad electrónica?
A partir del 1 de julio de 2014 están obligados a llevar contabilidad electrónica y enviar esta información al SAT las personas morales, incluidas las personas morales con fines no lucrativos, y las personas físicas con actividad empresarial.
Sólo quedan exentas de la obligación los siguientes:
- Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupen
- La federación, las entidades federativas, los municipios y las instituciones que por ley estén obligadas a entregar al gobierno federal el importe íntegro de su remante de operación
- Las personas físicas con actividad empresarial cuyos ingresos en el ejercicio anterior no hayan excedido de dos millones de pesos y utilicen Mis cuentas, o se encuentren en el Régimen de Incorporación Fiscal.
Viendo la regla miscelánea publicada para 2014, el Sistema de Registro Fiscal conocido como “Mis Cuentas“(es el nuevo sistema del SAT para que realices tu contabilidad y tu facturación más fácil y más rápido, con esta herramienta puedes llevar un registro de los gastos e ingresos que declaras como contribuyente, y generar facturas electrónicas a tus clientes y consultar las que recibas de tus proveedores) será utilizado bajo los siguientes parámetros:
- I.2.8.2. Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 28, fracción III del CFF, los contribuyentes del régimen de incorporación fiscal, así como el resto de las personas físicas, podrán ingresar a la aplicación electrónica “Sistema de Registro Fiscal”, disponible a través de la página de Internet del SAT, para lo cual deberán utilizar su RFC y Contraseña.
- Una vez que se haya ingresado a la aplicación, los contribuyentes capturarán los datos correspondientes a sus ingresos y gastos, teniendo la opción de emitir los comprobantes fiscales respectivos en la misma aplicación.
- En dicha aplicación podrán consultarse tanto la relación de ingresos y gastos capturados, como los comprobantes fiscales emitidos por este y otros medios.
- Los contribuyentes que presenten sus registros o asientos contables bajo este esquema, podrán utilizar dicha información a efecto de realizar la integración y presentación de su declaración.
- Con excepción de los contribuyentes sujetos al RIF, las personas físicas que cuenten con un sistema contable electrónico, podrán optar por llevar su contabilidad a través del mismo, siempre que cumplan con lo señalado en la regla II.2.8.2.
Documentos e información que integran la contabilidad
- Registros o asientos contables auxiliares (catálogo de cuentas, conjuntamente con los avisos o solicitudes de inscripción al RFC, las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;
- Por los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables.
- El conjunto de acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
- Documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados,
- La relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;
- Documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; registros de todas las operaciones, actos o actividades.
¿Cómo tendrán que ser los registros contables?
Tendrán que ser de índole analítica y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones; tendrán que integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.
Asimismo, tendrán que permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria; como también la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales.
Será su objeto relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas; y formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados;
Para todo evento, tendrán que plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.
En cada registro se deberá señalar la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida en su caso, la forma de pago de la operación, acto o actividad, especificando si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.
Conservación de la documentación
El contribuyente deberá conservar y almacenar toda la documentación relativa a al diseño del sistema electrónico donde se almacenan y procesan sus daos contables y diagramas de este, poniéndolo a disposición de las autoridades fiscales.
El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio fiscal que tengan manifestado en el RFC y si posteriormente llega a desocupar dicho domicilio tendrá que dar el aviso de cambio de domicilio fiscal.
También los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que permita el SAT.
Contabilidad en medios electrónicos
Deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:
I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B, será presentado por única vez en el primer envió y tres días después cada vez que sea modificado.
II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Deberán identificar todos los impuestos así como las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C. Este será enviado mensualmente en el mes siguiente al que correspondan los datos, de acuerdo a lo siguiente:
Personas morales: a más tardar el día 25 del mes siguiente; en caso de cierre del ejercicio a más tardar el día 20 de abril del ejercicio siguiente.
Personas físicas: a más tardar el día 27 del mes siguiente; en caso de cierre del ejercicio, a más tardar el 22 de mayo del ejercicio siguiente.
III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto.
En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales digitales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
BIBLIOGARFIA
http://elempresario.mx/contabilidad-electronica/que-es-contabilidad-electronica
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/publicaciones/Documents/3miscuentas_sprofesionales_2014.pdf
http://losimpuestos.com.mx/contabilidad-electronica-por-internet-en-el-sat/
http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.aspx