{"id":1637,"date":"2015-07-03T11:44:59","date_gmt":"2015-07-03T17:44:59","guid":{"rendered":"http:\/\/corporativoserca.com\/blog\/?p=1637"},"modified":"2015-07-03T11:44:59","modified_gmt":"2015-07-03T17:44:59","slug":"buenas-practicas-para-redactar-un-mail-profesional","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/corporativoserca.com\/blog\/buenas-practicas-para-redactar-un-mail-profesional\/","title":{"rendered":"Buenas pr\u00e1cticas para redactar un mail profesional"},"content":{"rendered":"

\"tema<\/a><\/p>\n

Los correos electr\u00f3nicos son un arma de informaci\u00f3n en las oficinas. De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computaci\u00f3n Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa env\u00eda alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral. \u00bfTe suena familiar?<\/strong><\/p>\n

Pero, \u00bfCu\u00e1l es la forma correcta de escribir un mail profesional?<\/strong><\/strong> Renata Roa, consultora en imagen P\u00fablica y Comunicaci\u00f3n Facial, asegura que el \u201ccorreo electr\u00f3nico es una carta, que no tardar\u00e1 dos meses en llegar, pero s\u00ed necesita una estructura y desarrollo adecuado\u201d.<\/p>\n

Para ello tambi\u00e9n existe un manual de buenas recomendaciones que tal vez deber\u00edas de poner en acci\u00f3n:<\/p>\n

    \n
  1. Pon atenci\u00f3n en el t\u00edtulo<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

    Es una recomendaci\u00f3n de todo experto, y es que el subject o t\u00edtulo es el que garantiza que te lean, te archiven o te excluyan. De acuerdo con la experta el t\u00edtulo debe simplificar el objetivo del mail. El t\u00edtulo debe ser espec\u00edfico y corto. Asimismo se recomienda utilizar la opci\u00f3n de respuesta autom\u00e1tica al ser le\u00eddo y la alerta de importancia, siempre y cuando la situaci\u00f3n lo amerite.<\/p>\n

      \n
    1. El saludo debe ser atemporal<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

      \u201cUno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser atemporal, esto ayudar\u00e1 a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cu\u00e1ndo se ha enviado\u201d, indica la experta. Se recomienda saludos como: Querido\u2026, Estimado\u2026, Buen d\u00eda\u2026, entre otros.<\/p>\n

        \n
      1. El cuerpo del mail\u00a0<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

        Evita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directivos o gerentes, quienes reciben m\u00e1s de 300 correos al d\u00eda, es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar informaci\u00f3n.<\/p>\n

        La extensi\u00f3n adecuada de un mail no debe rebasar los 3 p\u00e1rrafos.<\/p>\n

          \n
        1. Necesitas una despedida<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

          Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, \u00e9ste necesita una despedida. Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas un buen d\u00eda, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atenci\u00f3n o Saludos.\u00a0\u00a0<\/strong><\/strong><\/p>\n

            \n
          1. Utiliza firmas personalizadas<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

            Esto te facilitar\u00e1 el trabajo y te ahorrar\u00e1 tiempo, as\u00ed como dar presentaci\u00f3n y cuerpo al mail. Aseg\u00farate de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo servicio de mensajer\u00eda v\u00eda mail tiene esta opci\u00f3n.<\/p>\n

              \n
            1. Cuida tu ortograf\u00eda<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

              Esto no es espec\u00edfico de un mail, cualquier profesionista debe tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electr\u00f3nico, mensajes de texto o estatus en redes sociales, es muy importante. Aseg\u00farate de cuidar, tambi\u00e9n, la redacci\u00f3n, es importante para hacer llegar el mensaje tal cual.\u00a0 Recuerda que no est\u00e1s escribiendo un mail personal, sino a posibles clientes y proveedores o a tu jefe. Si no tienes buena ortograf\u00eda puedes utilizar un corrector en tu procesador de textos o consultar alguno en Internet. Recuerda que a pesar de la utilidad de estas herramientas es necesario hacer la revisi\u00f3n manual, para evitar omisiones o errores de significante.<\/p>\n

                \n
              1. Elimina las conversaciones anteriores<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                Cuando contestamos de manera r\u00e1pida cometemos el error de no revisar los mails completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Roa recomienda dejar las \u00faltimas dos, as\u00ed sabr\u00e1 el destinatario de qu\u00e9 trata, en caso de que se pierda un poco.<\/p>\n

                  \n
                1. CC y CCO<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                  Pon mucha atenci\u00f3n a estas opciones, aseg\u00farate de enviar la informaci\u00f3n a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera autom\u00e1tica si ya se tiene grabado la direcci\u00f3n. Evita incomodar a otras personas con informaci\u00f3n que no les corresponde. Tambi\u00e9n cuida que tu informaci\u00f3n no se difunda personas que no les corresponda y tampoco omitas a personas necesarias en la comunicaci\u00f3n.<\/p>\n

                    \n
                  1. Contesta de manera casi inmediata<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                    Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios espec\u00edficos para contestar los mails, sin embargo, tambi\u00e9n recomiendan que las respuestas se den en no m\u00e1s de 24 horas despu\u00e9s de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenv\u00eden la informaci\u00f3n o que haya incertidumbre en la persona que lo envi\u00f3.<\/p>\n

                    \u201cSi no hay tiempo para hacerlo, con un O.K. es suficiente. Tambi\u00e9n puedes utilizar: Enterado o Recibido.\u00bb\u00a0<\/strong><\/strong><\/p>\n

                      \n
                    1. Si es urgente, confirma su llegada con una llamada<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                      Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar m\u00e1s de minutos, cuando la informaci\u00f3n sea muy importante se recomienda realizar una llamada despu\u00e9s de enviarlo, as\u00ed sabr\u00e1s si lleg\u00f3 adecuadamente y tambi\u00e9n alertar\u00e1s a la persona de que la informaci\u00f3n es importante y urgente.<\/p>\n

                        \n
                      1. Aprende a utilizar tu correo<\/strong><\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                        Lo m\u00e1s importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electr\u00f3nico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, informaci\u00f3n compartida y dem\u00e1s. Saber c\u00f3mo utilizarlo te ayudar\u00e1 a explotar sus beneficios.<\/p>\n

                          \n
                        1. Es fundamental que siempre digas lo que quieres desde el principio.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                          Por lo que tu intenci\u00f3n debe quedar establecida en las primeras l\u00edneas. Recuerda que \u00abcantinflear\u00bb da\u00f1a la impresi\u00f3n de que no sabes lo que quieres y te restar\u00e1 importancia con tu interlocutor.<\/p>\n

                            \n
                          1. Utiliza frases completas, las reglas ortogr\u00e1ficas y de redacci\u00f3n existen por una raz\u00f3n.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                            Para usar de forma correcta el lenguaje. Abreviar palabras, sustituir \u00abque\u00bb por \u00abk\u00bb o incluso crear nuevos t\u00e9rminos adem\u00e1s de confundir al destinatario pueden provocar que \u00e9ste lo tome como una falta de respeto.<\/p>\n

                              \n
                            1. 1<\/strong> Piensa muy bien en lo que vas a escribir antes de hacerlo. <\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                              Toma un segundo para poner tus ideas en orden antes de empezar. Cuanto m\u00e1s claro est\u00e9s mejor. Recuerda que esto no es una conversaci\u00f3n cara a cara, donde puedes aclarar cosas en la marcha.<\/p>\n

                                \n
                              1. Relee tu email antes de enviarlo. <\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                                Quiz\u00e1s lo que escribiste no es lo que pretend\u00edas decir. S\u00f3lo tomate un minuto y vuelve a revisarlo para darle mayor claridad y evitar penosos incidentes o mal interpretaciones.<\/p>\n

                                  \n
                                1. El mail es una herramienta \u00e1gil.<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

                                  Por lo que las oraciones deben ser cortas y claras para obtener una estructura simple, utiliza los signos de puntuaci\u00f3n.<\/p>\n

                                  Evita los siguientes errores\u2026\u00a0<\/strong><\/strong><\/p>\n

                                  Emoticones.<\/strong><\/strong> Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y adem\u00e1s no es correcto utilizarlo.<\/p>\n

                                  May\u00fasculas.<\/strong><\/strong> La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con may\u00fasculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas may\u00fasculas, \u00a1acent\u00faalas!<\/p>\n

                                  Fondos.<\/strong><\/strong> No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un dise\u00f1ador te ayude con esta parte, as\u00ed que la recomendaci\u00f3n es evitarlos.<\/p>\n

                                  Enviado desde\u2026<\/strong><\/strong> Los aparatos tecnol\u00f3gicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, pueden malinterpretar presunci\u00f3n o pose.<\/p>\n

                                  Evita contestar enojado.<\/strong><\/strong> El \u00a0estado de \u00e1nimo se transmite hasta en un correo electr\u00f3nico, evita hacerlo cuando est\u00e9s molesto, esto podr\u00eda perjudicar en conversaciones futuras, desp\u00e9jate, rel\u00e1jate y responde tus mail sin estar alterado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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