Las juntas de trabajo se dividen en productivas e improductivas. Antes de entrar a una reunión debemos preguntarnos si es diferente o igual a las demás, poner atención en lo importante y obtener resultados.
¿Por qué una junta puede ser un fracaso?
Las juntas son un fracaso porque están mal organizadas y representan una pérdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear.
Cuando una reunión se alarga o se pone pesada y se sale del tema, los asistentes miran a todos lados y se distraen; se levantan de la mesa y vuelven a sus actividades. Hay diferentes formas de perder la atención de las personas.
Para los responsables de las áreas de Capital Humano que constantemente se reúnen con los aspirantes a ocupar alguna de las oportunidades laborales que se ofrecen, es indispensable ser prácticos e ir al grano en las reuniones para identificar rápidamente si la persona llena o no las expectativas.
Algunas de las mejores prácticas para reuniones efectivas son:
- Informe y recuerde previamente a los asistentes el propósito de la reunión. Contacte previamente a los asistentes con tiempo porque algunos son propensos a olvidarla, pero también para que lleguen con el material o información que necesiten para este encuentro.
- Invite sólo a aquellos que son verdaderamente necesarios. Si el número de participantes aumenta, también lo hace la tendencia a que la reunión se estanque. Para citar a los participantes es necesario validar su espacio en la agenda, por medio del Outlook, con el asistente de programación que esta herramienta nos ofrece.
- Establezca y siga una agenda. Por regla general, cada reunión debe tener una agenda que tenga al menos tres puntos: los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema y el responsable de hablar sobre cada tema determinado.
- Intente involucrar a cada miembro. Las reuniones pueden desbalancearse cuando sólo unos pocos asistentes participan al hablar y dominar las discusiones. El líder de la reunión debe tratar de involucrar a cada miembro para garantizar que la sinergia del grupo.
- Registre las acciones a tomar, responsables y fechas compromiso. Muchos debates en las reuniones son muy interactivos, pero si los resultados no se traducen en puntos de acción pueden no ser productivos. Cada reunión debe concluir con:
- a) Una descripción de las acciones a tomar.
b) Quién es el responsable de dicha acción.
c) Fecha para cumplir el compromiso. - Respete el tiempo de los demás. Si se agendó la reunión de cierta hora a cierta hora, no tome más tiempo. Empiece puntual, ya que además de ser una reunión mucho más productiva, no estropeamos las agendas.